KOMUNIKASI ORGANISASI

KOMUNIKASI ORGANISASI

Hakikat dan Pengertian Komunikasi
Hakikat Komunikasi adalah proses pernyataan antar manusia. Yang dinyatakan itu adalah pikiran atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan bahasa sebagai alat penyalurnya.
Dalam terminologi komunikasi, pernyataan dinamakan pesan (Message), orang yang menyampaikan pesan itu disebut komunikator (communicator), sedangkan orang yang menerima pesan disebut komunikan (communicatee).
Untuk tegasnya, komunikasi berarti proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan. Jika dianalisis, pesan komunikasi terdiri dari dua aspek, yakni pertama, isi pesan (the Content of message), dan kedua, lambang (symbol). Kongkritnya isi pesan itu ada lah pikiran atau perasaan, dan lambang adalah bahasa.

Tujuan Komunikasi :
Ada empat tujuan komunikasi (yang utama), yaitu dapat disadari ataupun tidak disadari, dikenali ataupun tidak dikenali. Tujuan-tujuan komunikasi tersebut adalah :
1. Menemukan ;
Bila sahabat berkomunikasi dengan orang lain, sahabat belajar mengenai diri sendiri selain dengan orang lain. Kenyataannya, persepsi-persepsi diri sahabat sebagian besar dihasilkan dari apa yang telah sahabat pelajari tentang diri sendiri ataupun orang lain selama berkomunikasi, khususnya dalam perjumpaan-perjumpaan antar pribadi.
Cara lain kita melakukan penemuan diri adalah melalui proses perbandingan sosial, melalui perbandingan baik kemampuan, prestasi, sikap, pendapat, nilai, maupun kegagalan kita dengan orang lain.
Dengan berkomunikasi kita dapat memahami secara lebih baik diri kita sendiri dan orang lain yang kita ajak bicara. Tetapi, komunikasi juga memungkinkan kita menemukan dunia luar-dunia yang dipenuhi obyek, peristiwa, dan kemanusiaan lain.
2. Untuk berhubungan
Salah satu motivasi kita yang paling kuat adalah berhubungan dengan orang lain; membina dan memelihara hubungan dengan orang lain. Kita ingin merasa dicintai dan disukai sekaligus mencintai dan menyukai orang lain. Pada saat itulah sahabat merasa perlu berkomunikasi dengan orang lain.
3. Untuk meyakinkan
Dalam perjumpaan antar pribadi sehari-hari kita berusaha mengubah sikap dan perilaku orang lain. Kita berusaha mengajak mereka melakukan sesuatu, mencoba hal-hal baru, meyakini bahwa sesuatu itu benar atau salah, menyetujui atau mengecam gagasan tertentu. Hal itu hanya bisa kita lakukan melalui komunikasi.
4. Untuk bermain
Kita menggunakan banyak perilaku komunikasi untuk bermain dan menghibur diri. Demikian juga banyak perilaku komunikasi kita rancang untuk menghibur orang lain. Ada kalanya hiburan ini merupakan tujuan akhir, tetapi ada kalanya ini merupakan cara untuk mengikat perhatian orang lain, sehingga kita dapat mencapai tujuan-tujuan lain.

Hambatan – hambatan komunikasi
Tidaklah mudah untuk melakukan komunikasi secara efektif (berhasil). Bahkan beberapa ahli menyatakan bahwa tidaklah mungkin seseorang melakukan komunikasi yang sebenar-benarnya efektif. Ada banyak hambatan yang bisa merusak komunikasi, yang beberapa diantaranya adalah:
• Gangguan
Ada dua jenis gangguan terhadap jalannya komunikasi yang menurut sifatnya dapat diklasifikasikan sebagai gangguan mekanik dan gangguan semantik:
Gangguan Mekanik adalah gangguan yang disebabkan oleh saluran komunikasi atau kegaduhan yang bersifat fisik.
Gangguan semantik. Gangguan ini bersangkutan dengan pesan komunikasi yang pengertiannya menjadi rusak. Gangguan semantik tersaring kedalam pesan melalui penggunaan bahasa. Lebih banyak kekacauan mengenai pengertian suatu istilah atau konsep yang terdapat pada komunikator, akan lebih banyak gangguan semantik dalam pesannya. Gangguan semantik terjadi dalam salah pengertian.

Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan penerimaan berbagai pesan didalam organisasi – didalam kelompok formal maupun informal organisasi. Semakin besar dan semakin kompleks suatu organisasi, semakin besar dan semakin kompleks komunikasinya. Pada organisasi yang beranggotakan tiga orang, komunikasinya relatif sederhana, namun organisasi yang beranggotakan seribu orang komunikasinya menjadi semakin kompleks.
Komunikasi organisasi dapat bersifat formal maupun informal. Yang termasuk dalam komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientsi kepada organisasi. Isinya berupa cara-cara kerja didalam organisasi, produktifitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi: Memo, Kebijakan, Pernyataan, temu Pers, dan surat-surat resmi. Yang termasuk didalam komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya tidak pada organisasinya sendiri, tetapi lebih pada para anggotanya secara individual.

Jaringan Komunikasi
Karena struktur hirarkinya yang sangat ketat, jarak fisik yang jauh dari orang-orangmya, perbedaan yang besar dalam kompetensinya, dan berbagai tugas khusus yang harus diselesaikan, maka organisasi harus menciptakan sejumlah jaringan komunikasi yang beragam. Yang dimaksudkan dengan jaringan di sini addalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain. Jaringan ini dapat dilihat dari dua perspektif. Pertama, kelompok kecil yang sesuai dengan sumber daya yang dimilikinya akan mengembangkan pola komunikasi yang menggabungkan beberapa struktur jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi ini mungkin merupakan sistem komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok dalam mengirimkan pesan dari satu orang ke orang lain. Kedua, jaringan komunikasi ini bisa dipandang sebagai struktur yang diformalkan yang diciptakan oleh organisasi sebagai sarana komunikasi organisasi.

Struktur jaringan komunikasi
Lima struktur jaringan komunikasi dapat dilihat pada gambar. Setiap diagram menunjukkan adanya lima individu, meskipun suatu jaringan komunikasi bisa melibatkan sejumlah orang lebih dari lima. Tanda panah menunjukan arah pesan mengalir.

Bahan bacaan sekedarnya “Opini publik”

Opini publik (public opnion) adalah pendapat publik atau pendapat umum, sebuah situasi dimana terbentuk sikap, pandangan, watak dan perspektif tentang segala sesuatu, baik melalui persuasi (hegemoni, lihat pendapat Gramsci) maupun operasai (otoritarianisme; lihat gaya politik Lenin dan Stalin). Pendapat ini terbentuk secara massif dan seolah telah menjadi kebenaran publik, sehingga andai kata ada kebenaran lain yang disandingkan (tetapi ia bukan pendapat yang pertama), niscaya kebenaran yang sesungguhnya tidak tersampaikan secara sempurna. Opini publik lebih merupakan akumulasi dari perspeksi-perspeksi yang sengaja dimobilisasikan untuk kepentingan tertentu. Dengan begitu, dalam konteks ini, kita bisa memastikan bahwa opini publik itu tak terjadi secara alami. Kalaupun ada opini publik yang terbentuk secara alami, maka opini yang demikian itu akan tenggelam manakala ada rekayasa dari kepentingan sebuah kelompok dengan maksud-maksud tertentu.
Contoh: pada zaman regim Orde Baru terbentuk sebuah opini 1) pembangunan adalah satu-satunya pemecah maslah, 2) UUD 1945 adalah produk sejarah yang sakral dan tidak bisa diubah materinya, 3) pemerintah adalah aparat yang baik dan harus didukung oleh rakyat, 4) Oerde Lama adalah penyakit, karenanya harus disingkirkan, 5) Tentara adalah penjaga keamanan rakyat, 6) sejarah yang ditulis Pemerintah adalah kebenaran mutlak, dan fenomena-fenomena lainnya.
Opini seperti ini itu sanggup bertahan demikian lama hingga terbentuknya opini yang kuat melekat bahwa Orde Baru adalah baik. Tatkala era reformasi datang, maka terjadilah pembalikan wacana-wacana diatas secara total, menyeluruh dan bahkan memusnahkan opini tersebut. Terjadilah opini sebaliknya yang dilakukan oleh sebuah rekayasa yang menempatkan kepentingan politik diatas pendulum segala-galanya. Maka jadilah Orde Baru yang dulu dipuja-puja menjadi Orde yang dihina oleh rakyat.
Opini publik tidak saja penting artinya bagi pembangunan demokrasi jika ia ditujukan untuk pemahaman yang sebenar-benarnya pada masyarakat, tetapi juga merupakan pilar penting bagi pemabangunan civl society yang kuat dan mandiri. Opini publik tidak saja sekedar sanggup memberi pelajaran pada masyarakat akan arti dari proses kehidupan yang pelik, tetapi ia lebih jauh akan menjadikan masyarakat cerdas membuat analisa-analisa, mengoreksi dan merumuskan sendiri kebutuhan-kebutuhan politik.
Contoh; baiklah, kita mulai dari sebuah pertanyaan, siapa sebenarnya pemilik republik ini? Dizaman Orde Baru kita diberi pengertian bahwa pemiliknya adalah pemerintah, rakyat hanyalah berposisi sebagai penikmat pembangunan, sementara pemerintah adalah sosok penguasa, si penyelenggara pembangunan. Pada era reformasi, opini yang demikian dibalik menjadi: bahwa yang menjadi pemilik republik ini adalah RaKyaT.ini bisa kita lihat dari adanya kebebasan berpendapat berada pada ruang yang luas.
Mengingat, demikian pentingnya Opini publik, maka dinisbatkan sebuah cara bagaimana membangunnya. Kita lantas mengenal proses pembangunan opini (opinion building). Opini publik akan bisa kita rekayasa sedemikian rupa jika memahami betul bagaimana lingkup masyarakat yang akan mengenyam opini tersebut. inilah yang kemudian kita sebut sebagai opinon building. Jadi opini publik berbanding lurus dengan proses opinion building itu sendiri.
Contoh: kenaikan BBM beberapa waktu yang lalu adalah keinginan dari pemerintah untuk membuat opini dimasyarakat bahwa anggaran negara terbatas, dan BBM harus segera dinaikan. Namun oleh karena proses opinion building-nya tidak memadai, yakni sosialisasi dan distribusi pengetahuan akan efek-efek dari diberlakukannya kebijakan tersebut tidak diterima oleh masyarakat, maka gagallah kebijakan itu.
Siapa lembaga yang paling berhak untuk mengerjakan opini publik? Semua lembaga berhak dan juga justru berkewajiban untuk membentuknya, baik dari pemerintah maupun Organisasi-Organisasi Non Pemerintan (Ornop). Kita katakan lembaga-lembaga tersebut sebab merekalah yang menentukan blue print (cetak biru) masyarakat, terutama ditengah masyarakat yang belum sejahtera ekonominya seperti Indonesia.
Dengan cara opini publik ini bisa dibangun:
1) Mengusai (memahami) struktur kekuasaan
2) Mengusai (memahami) media, elektronik maupnn cetak
3) Mengusai (memahami) cela-cela pendapat yang berkembang
4) Mengusai (memahami) psikologi dan komunikasi masyarakat
5) Menunjukan (memahami) pada masyarakat bahwa kita memang memiliki kepedulian.

ANALISIS TRANSAKSI
(Komunikasi Organisasi)

Apakah anda mengenal diri anda dengan baik? Apakah anda mengetahui secara persis setiap relung dan lubuk hati anda yang ada dalam diri anda? Kalau anda menjawab ya, anda termasuk orang yang tidak tahu bahwa dirinya tidak tahu.
Untuk membantu anda agar menjadi orang yang tahu bahwa dirinya tahu atau setidaknya orang yang tahu bahwa dirinya tidak tahu, daftar pertanyaan ini disusun. Ini sama sekali bukan tes. Sekali lagi, ini lebih dari upaya untuk membantu anda lebih mengenal diri anda.
Ada 18 pertanyaan, yang diusahakan menggambarkan suatu keadaan tertentu dalam kehidupan organisasi. Untuk setiap pernyataan, ada 3 kemungkinan respons yang mungkin anda lakukan. Anda diminta menetapkan respons yang biasanya anda lakukan bila menghadapi keadaan seperti ini, atau mendekati, pernyataan itu. Bila bukan respons itu, yang mana lagi? Caranya mudah saja; beri angka 1-3 pada setiap responas yang ada, yang menggambarkan urutan respons anda. Ingat; Diandaikan semua respons itu anda lakukan, karena semua respon harus diberi angka 1-3. Ingat pula; Urutan respons adalah skala prioritas yang biasanya anda lakukan, bukan yang seharusnya anda lakukan.

1. Permintaan anda untuk audiensi dengan tokoh penting dikabulkan. Anda diminta untuk segera bertemu dengan tokoh penting yang belum anda kenal secara pribadi. Ketika bertemu anda akan …………………………..
( ) a. Merinci dengan jelas alasan-alasan anda ingin bertemu dan menjelaskan mengenai berbagai hal sehubungan dengan organisasi anda.
( ) b. Memperkenalkan diri anda dan menunjukkan minat yang besar serta dukungan program dan kegiatannya, baru kemudian menjelaskan yang anda inginkan darinya.
( ) c. Menyatakan secara singkat dan jelas yang anda inginkan darinya.

2. Pada rapat evaluasi suatu kegiatan yang anda tangani, rapat cenderung menilai capaian kegiatan tersebut jauh dari yang diharapkan. Anda akan………………………
( ) a. Mengungkapkan secar lengkap dan rinci data dan informasi yang berhubungan dengan kegiatan tersebut, mengambil kesimpulan dan meminta persetujuan terhadap langkah perbaikan yang hendak anda ambil.
( ) b. Meminta agar pihak yang terlibat dan berkepentingan dengan kegiatan tersebut tetap berkepala dingin, supaya bisa dilakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.
( ) c. Menyatakan bahwa ketidak berhasilan kegiatan tersebut bukan semata-mata kesalahan anda, tetapi juga pimpinan, sejawat dan anggota tim anda.

3. Suatu ketika usulan proyek anda, yang anda anggap sangat baik ditolak oleh pimpinan anda. Sikap anda ………………………………….
( ) a. Anda tidak harus mengerti penolakan itu karena usulan proyek anda tidak pernah ditolak pimpinan sebelumnya. Kepada pimpinan anda, anda kemukakan hal ini sembari mengemukakan seorang pimpinan seharusnya Tutwuri Handayani, tidak main tolak begitu saja.
( ) b. Anda bisa memaklumi penolakan itu, anda memikirkan kembali usulan tersebut secar terinci untuk membuat perubahan dan perbaikan yang diperlukan, sesuai dengan saran yang diberikan oleh pimpinan anda.
( ) c. Anda memprotes pimpinan anda yang tidak menghargai jerih payah anda menyusun usulan proyek itu. Anda mengambil keputusan untuk hanya bertindak atas perintah pimpinan anda . daripada mengamil inisiatif tetapi tidak dihargai.

4. Dalam suasana informal(tidak resmi), anda hormat kepada orang yang …………..
(….) a. Tidak bertele-tele dan berbicara langsung pada pokok persoalan.
(….) b. Mengungkapkan gagasan-gagasan secara jelas dan menunjukkan orisinilitas berpikir.
(….) c. Penuh optimisme dan menunjukkan kepekaan perasaaan yang tinggi.

5. Dalam menyelesaikan sesuatu tugas dengan orang lain dalam sebuah tim, yang terpenting menurut anda adalah :
(….) a. Meminta kepada tim anda untuk menetapkan posisi dan fungsi masing-masing dalam tim dan mengumpulkan data/informasi sebanyak-banyaknya sebagai dasar bagi penyusunan rencana dan penyelesaian tgas tim anda.
(….) b. Menekankan pentingnya penyelesaian tugas tersebut sesegera mungkin.
(….) c. Membagi tugas dengan sebaik-baiknya dan memerintahkan kepada anggota tim anda untuk melaksanakan tugas masing-masing, serta memberikan konsekuensi atas hasil kerja masing-masing.

6. Dari feedback teman-teman anda, anda tahu bahwa orang lain cenderung melihat anda sebagai orang yang …….
(…) a. Pelaksana efektif dan sangat mementingkan tindakan, serta mampu membuat suatu rencana/ gagasan benar-benar bisa terwujud dan dilaksanakan segera.
(…) b. Mampu berhubungan baik dengan orang-orang disekitar dan mampu menghadapi berbagai persoalan dengan kepala dingin.
(…) c. Konseptual, sistematis, analitis, dan benar-benar menguasai data/informasi serta persoalan yang anda bicarakan.

7. Ada teman anda yang menganggap anda adalah saingan berat dalam meraih jabatan tertentu dalam organisasi anda. Anda akan……
(…) a. menganggap persaingan itu tak pernah ada, dan anda tetap bersikap wajar dan biasa-biasa saja terhadap teman anda itu.
(…) b. Penikmati persaingan tersebut dan merasa puas jika menang.
(…) c. Mengumpulkan berbagai data/ informasi dan menganalisa berbagai aspek persaingan.

8. Anda ditempatkan dalam suatu tim kerja dengan anggota kelompok yang cenderung bekerja sangat serius. Anda akan …..
(…) a. Mengemukakan perlunya mendekati permasalahan secara proporsional (pada tempatnya) dan bekerja sesuai dengan situasi dan kondisi.
(…) b. Mengikuti gaya dan irama kerja anggota tim anda.
(…) c. menekankan pentingnya hasil yang harus dicapai dan menghindarkan perdebatan hal-hal yang membuat suasana jadi serius.

9. Anda mempunyai suatu gagasan dan mensosialisasikannya dalam sebuah rapat. Beberapa teman melancarkan serangan gencar kepada anda. Anda akan …….
(…) a. Menganggap teman-teman anda kekanak-kanakan dan patut dikasihani.
(…) b. Meminta kepada teman-teman anda untuk mengemukakan sarana-sarana kongkrit guna penyempurnaan gagasan anda.
(…) c. Tidak memperdulikan serangan itu, dan anda bertekad merealisir gagasan anda apapun resikonya.

10. Dalam kehidupan berorganisasi, anda sangat suka berhubungan dengan orang yang …..
(…) a. Memiliki gagasan yang aneh-aneh untuk melakukan berbagai perubahan.
(…) b. Selalu mengikuti perkembangan aktual yang terjadi, dan menghubungkannya dengan kejadian di masa lalu, serta pengaruhnya di masa mendatang.
(…) c. Menarik dan mampu membangkitkan semangat orang lain.

11. Dalam melaksanakan program-program anda, anda lebih tertarik pada ….
(…) a. Kaitan-kaitan yang runtut dan teratur dari masa lalu ke masa kini sampai ke masa depan.
(…) b. Tindakan-tindakan yang paling mungkin dilaksanakan dan dibutuhkan saat itu.
(…) c. Belajar dari masa lalu.


12. Menghadapi orang yang mempunyai pemikiran yang berbeda dengan pemikiran anda. Anda akan …..
(…) a. Mencari persesuaian pada hal-hal tertentu dan mengabaikan hal-hal yang berbeda.
(…) b. Tetap berkepala dingin dan menunjukkan alasan-alasan kuat yang mendasari pemikiran anda sendiri.
(…) c. Mencoba memahami alasan-alasan dibalik pemikiran tersebut.

13. Suatu ketika terjadi krisis dalam organisasi anda, yang mengancam kelangsungan hidup arganisasi anda. Tindakan apa yang anda ambil …….
(…) a. Mencari tahu adakah hal itu pernah terjadi sebelumnya, dan tindakan apa yang pernah diambil untuk mengatasinya.
(…) b. Tidak tahu persis tindakan yang hendak anda lakukan, kecuali mencoba-coba hal yang terlintas di benak anda, karena anda belum pernah mengalami sebelumnya.
(…) c. Mendekati permasalahan secara sistematis dan mencari alternatif pemecahan secara analitis.

14. Anda diminta untuk menggantikan kedudukan teman anda dalam suatu tim kerja. Anggota tim tersebut tidak senang pada cara kerja anda. Anda akan …..
(…) a. Menjelaskan cara kerja anda secara sistematis dan analitis.
(…) b. Menanamkan kesan baik pada mereka dengan gaya hidup yang sesemarak mungkin.
(...) c. Melakukan tindakan praktis dan langsung saja pada pokok persoalan untuk memperlihatkan kepada mereka bahwa yang akan anda lakukan memang patut mereka perhatikan.

15. Batas waktu penyelesaian tugas anda tanpa anda sadari sudah tinggal beberapa hari lagi. Anda akan merampungkan tugas tersebut dengan ……
(…) a. Penuh ketenangan, karena hal ini sudah sering terjadi, dan biasanya tugas pun selesai pada saatnya.
(…) b. Melakukan tindakan-tindakan kreatif dan orisinil, berdasarkan analitis secara sistematis yang anda lakukan.
(…) c. Memutuskan apa saja yang anda lakukan pada saat itu dan segera saja melaksanakannya.

16. Dalam memimpin tidak selamanya anda berhasil mengajak anggota tim anda untuk mendukung dan terlibat penuh. Anda merasa sangat berhasil memimpin kelompok orang-orang, ketika anda ……..
(…) a. Memberikan contoh-contoh pelaksanaan tugas dan segera menyelesaikan segala sesuatu yang mesti di selesaikan.
(…) b. Dapat menjelaskan proses yang akan ditempuh, langkah demi langkah.
(…) c. Senantiasa menjaga agar setiap orang tetap aktif dan terlibat.

17. Untuk mengajak orang lain, agar mendukung dan terlibat dalam tindakan yang anda akan ambil, kadang-kadang anda harus meyakinkan orang-orang itu. Dalam keadaan demikian, biasanya anda ……
(…) a. Mengemukakan alasan-alasan yang bisa membuatnya memutuskan untuk terlibat dalam tindakan anda.
(…) b. Tidak bertele-tele, langsung mengemukakan pokok masalah.
(…) c. Terlebih dahulu memperkirakan tanggapannya dan bertindak atas dasar itu.

18. Dalam kehidupan berorganisasi anda berhubungan dengan berbagai macam orang. Anda harus menghargai berbagai macam orang tersebut, karena semuanya mempunyai posisi dan fungsi masing-masing. Namun demikian, anda menghargai pemikiran lebih dari orang lain terhadap orang yang …..
(…) a. Tanpa pamrih dan sedikit bicara banyak bekerja.
(…) b. Mengerti dan memahami perasaan orang lain, serta menghargai pemikiran dan jasa orang lain.
(…) c. Terkesan intelek, teoritis, berfikir tegas dan berdasarkan kenyataan yang ada.

MANAJEMEN ORGANISASI

MANAJEMEN ORGANISASI


Sebuah Prolog

Istilah “manajemen” seringkali menimbulkan tanggapan yang campur aduk, apalagi di lingkungan organisasi nirlaba. Soalnya istilah-istilah tersebut menimbulkan kesan sebagai suatu kumpulan pejabat organisasi perusahaan atau pabrik (karena istilah ini memang berasal dari sana)yang menentang para pekerja mereka, padahal organisasi nirlaba justru sangat tertarik untuk mengorganisir kaum buruh. Seringkali istilah manajemen memang diartikan sebagai sekelompok orang pimpinan dalam “manajemen” . Kita seringkali mendengar seseorang di sebuah perubahan atau pabrik mengatakan: “Pihak manajemen sudah memutuskan...”, “Saya sudah melaporkan kepada pihak manajemen” dan sebagainya. Kelompok(pimpinan) manajemen ini memang sering dianggap sebagai biang keladi semua ketidakberesan yang terjadi dalam suatu organisasi, atau bahkan ketidakberesan yang terjadi di tengah masyarakat luas. Tidak heran jika banyak manajer yang sering tak mau dikenali sebagai manajer. Lebih dari itu, istilah manajemen terlalu sering dikaitkan dengan sebuah perusahaan yang sekedar mencari untung.(Terj: Roem Topatimasang, P3M, 1988)
Penggalan paragraf diatas menunjukkan bahwa sebetulnya istilah “manajemen” masih bias. Ada semacam anggapan bahwa manajemen organisasi adalah tidak sama antara masing-masing organisasi, provit dan non-provit. Dalam organisasi provit, hal ini lebih dikenal dengan istilah Public Relations(PR).
Dalam tulisan ini akan dijelaskan pengertian manajemen yang sesuai dengan organisasi nirlaba. Bahwasanya setiap organisasi membutuhkan suatu sistem yang menjalankan fungsi-fungsi vital, sebagai berikut:

Mengintegrasikan organisasi sebagai salah satu bagian dari masyarakat luas

Setiap organisasi adalah bagian dari suatu sistem yang lebih besar (masyarakat) yang akan mempengaruhi sistem, dan organisasi itu merupakan salah satu bagian (sub-sistem)nya. Ini penting dipahami karena seseorang atau kelompok-kelompok tertentu akan mencurahkan perhatiannya pada hubungan antara organisasi dengan lingkungannya dalam rangka membantu organisasi untuk mengetahui, menyerap perubahan dan menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan tersebut.

Menjamin kemudahan memperoleh sumberdaya

Fungsi ini merupakan fungsi yang sangat penting. Sebab semua organisasi memperoleh sumberdaya di lingkungannya. Sumberdaya tersebut umumnya terpakai habis, sehingga sumberdaya yang baru harus segera ditemukan. Jika organisasi gagal memberikan pelayanan jasa yang tepatguna dan boros menyalurkan sumberdaya dari lingkungannya, cepat atau lambat kemudahan mendapatkan sumberdaya tersebut semakin terbatas. Padahal sebuah organisasi nirlaba menggantungkan dana hibah dari luar, dan setiap orang dalam organisasi itu tahu bagaimana pentingnya menjaga hubungan yang baik dengan donor yang menjadi sumbernya. Sumberdaya lain yang terpenting adalah manusia. Bagi organisasi nirlaba, hal ini menjadi lebih penting dibandingkan dengan organisasi yang lain. Anggota yang potensial atau sukarelawan akan mempertimbangkan visi, misi, tujuan dan pencapaian hasil organisasi. Pekerja yang potensial atau sukarelawan akan mempertimbangkan hal-hal tersebut sebagai dasar apakah ia akan bergabung atau tidak dengan organisasi tersebut. Jadi kemudahan memperoleh sumberdaya manusia harus tetap menjadi perhatian dari manajemen organisasi nirlaba.

Hubungan dengan klien(Pemakai dan penerima jasa)

Suatu organisasi didirikan untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Adanya kebutuhan tersebut mendorong lahirnya organisasi sehingga orang-orang mau menjadi kliennya. Melakukan pendekatan dengan orang-orang adalah perhatian utama dari manajemen organisasi nirlaba. Selama organisasi memuaskan kebutuhan klien, hubungan baik dengan mereka mungkin tidak menjadi masalah. Tetapi, organisasi dapat kehilangan hubungan baiknya dengan klien, karena pemenuhan kebutuhan mereka tidak berlanjut atau karena beberapa alasan lain. Sekali suatu organisasi telah dibentuk, ia harus bekerja keras untuk memenuhi tuntutan kebutuhan kliennya, meskipun pada awalnya tampak mereka tidak mau memenuhi kebutuhan tersebut. Pada organisasi nirlaba, mereka tidak segan-segan mengeluarkan biaya demi mempertahankan hubungan baik dengan konsumen mereka, dan telah menemukan berbagai metode kreatif untuk mendapatkan dukungan dari pelanggan potensial. Organisasi dapat belajar dari pengalaman tersebut.

Memantapkan misi organisasi

Semua organisasi membutuhkan kemantapan dan keberlangsungan misi mereka. Ini merupakan fungsi dari sistem manajemen organisasi nirlaba unjuk menjelaskan dan menyampaikannya kepada klien. Penjelasan tersebut harus memuat aspek-aspek penting organisasi, termasuk jasa kepada klien, pencapaian hasil kerja dan produktivitas, penggunaan sumberdaya fisik dan finansial, penggunaan sumberdaya manusia, tanggungjawab kemasyarakatan, pembaharuan-pembaharuan, dan hasil-hasil karya kreatif yang telah dicapai selama ini.

Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, Pengendalian, dan Evaluasi

Ini merupakan sederetan fungsi-fungsi manajemen tradisional yang dibutuhkan oleg organisasi nirlaba untuk menjamin organisasi yang bersangkutan berjalan baik. Fungsi perencanaan mencakup perumusan tujuan jangka pendek dan jangka panjang organisasi, serta mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Fungsi pengorganisasian adalah memadukan orang-orang dan tugas-tugas mereka dalam suatu struktur yang terencana, bukan semata-mata demi tugas itu sendiri, tetapi juga memuaskan kebutuhan orang-orang yang melaksanakannya. Jika organisasi tumbuh dan semakin menjadi besar, kebutuhan akan pengarahan muncul pula. Oleh sebab itu fungsi pengendalian harus diberlakukan juga. Fungsi pengawasan ini perlu untuk menjaga agar organisasi tetap berjalan pada jalurnya dan untuk mengorek kesalahan yang terjadi. Akhirnya, fungsi evaluasi dibutuhkan untuk menentukan tercapai atau tidaknya tujuan organisasi.

Mengintegrasikan Sub-Sistem Sosial dan Tugas-tugas

Sub-sistem sosial suatu organisasi menjamin penyediaan orang-orang yang mau bekerja dan sub-sistem tugas menentukan pekerjaan apa yang harus dilakukan oleh mereka. Kedua sub-sistem ini akan menimbulkan kegawatan jika antara keduanya saling bertentangan. Mesti ada sistem manajemen yang harus menjamin, bahwa kedua sub-sistem ini benar-benar berjalan seiring. Kita semua pasti memiliki pengalaman bekerja di dalam suatu sistem dimana pekerjaan-pekerjaan tersebut dicampur-adukkan dengan motivasi kita untuk melaksanakannya. Atau, kita-pun sudah sering melaksanakan tugas yang terlalu enteng, rutin, monoton dan membosankan; atau tugas-tugas justru terlalu rumit, terputus-putus dan membingungkan. Jika hal ini terjadi, sulit mempertahankan staf yang berkemampuan agar betah bekerja. Contoh-contoh klasik dari dua keadaan ekstrim ini adalah putusnya hubungan baik dengan staf pada suatu sisi dan tidak berdayanya tim pemecah masalah tersebut pada sisi yang lain. Hal-hal di atas merupakan unsur-unsur penting dan mutlak dalam suatu organisasi. Semuanya merupakan suatu ukuran baku yang disebut sebagai Fungsi Manajemen. Tulisan ini disusun atas dasar kaidah-kaidah tersebut.

MANAJEMEN ORGANISASI

MANAJEMEN ORGANISASI

Sebuah Prolog

Istilah “manajemen” seringkali menimbulkan tanggapan yang campur aduk, apalagi di lingkungan organisasi nirlaba. Soalnya istilah-istilah tersebut menimbulkan kesan sebagai suatu kumpulan pejabat organisasi perusahaan atau pabrik (karena istilah ini memang berasal dari sana)yang menentang para pekerja mereka, padahal organisasi nirlaba justru sangat tertarik untuk mengorganisir kaum buruh. Seringkali istilah manajemen memang diartikan sebagai sekelompok orang pimpinan dalam “manajemen” . Kita seringkali mendengar seseorang di sebuah perubahan atau pabrik mengatakan: “Pihak manajemen sudah memutuskan...”, “Saya sudah melaporkan kepada pihak manajemen” dan sebagainya. Kelompok(pimpinan) manajemen ini memang sering dianggap sebagai biang keladi semua ketidakberesan yang terjadi dalam suatu organisasi, atau bahkan ketidakberesan yang terjadi di tengah masyarakat luas. Tidak heran jika banyak manajer yang sering tak mau dikenali sebagai manajer. Lebih dari itu, istilah manajemen terlalu sering dikaitkan dengan sebuah perusahaan yang sekedar mencari untung.(Terj: Roem Topatimasang, P3M, 1988)
Penggalan paragraf diatas menunjukkan bahwa sebetulnya istilah “manajemen” masih bias. Ada semacam anggapan bahwa manajemen organisasi adalah tidak sama antara masing-masing organisasi, provit dan non-provit. Dalam organisasi provit, hal ini lebih dikenal dengan istilah Public Relations(PR).
Dalam tulisan ini akan dijelaskan pengertian manajemen yang sesuai dengan organisasi nirlaba. Bahwasanya setiap organisasi membutuhkan suatu sistem yang menjalankan fungsi-fungsi vital, sebagai berikut:

Mengintegrasikan organisasi sebagai salah satu bagian dari masyarakat luas

Setiap organisasi adalah bagian dari suatu sistem yang lebih besar (masyarakat) yang akan mempengaruhi sistem, dan organisasi itu merupakan salah satu bagian (sub-sistem)nya. Ini penting dipahami karena seseorang atau kelompok-kelompok tertentu akan mencurahkan perhatiannya pada hubungan antara organisasi dengan lingkungannya dalam rangka membantu organisasi untuk mengetahui, menyerap perubahan dan menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan tersebut.

Menjamin kemudahan memperoleh sumberdaya

Fungsi ini merupakan fungsi yang sangat penting. Sebab semua organisasi memperoleh sumberdaya di lingkungannya. Sumberdaya tersebut umumnya terpakai habis, sehingga sumberdaya yang baru harus segera ditemukan. Jika organisasi gagal memberikan pelayanan jasa yang tepatguna dan boros menyalurkan sumberdaya dari lingkungannya, cepat atau lambat kemudahan mendapatkan sumberdaya tersebut semakin terbatas. Padahal sebuah organisasi nirlaba menggantungkan dana hibah dari luar, dan setiap orang dalam organisasi itu tahu bagaimana pentingnya menjaga hubungan yang baik dengan donor yang menjadi sumbernya. Sumberdaya lain yang terpenting adalah manusia. Bagi organisasi nirlaba, hal ini menjadi lebih penting dibandingkan dengan organisasi yang lain. Anggota yang potensial atau sukarelawan akan mempertimbangkan visi, misi, tujuan dan pencapaian hasil organisasi. Pekerja yang potensial atau sukarelawan akan mempertimbangkan hal-hal tersebut sebagai dasar apakah ia akan bergabung atau tidak dengan organisasi tersebut. Jadi kemudahan memperoleh sumberdaya manusia harus tetap menjadi perhatian dari manajemen organisasi nirlaba.

Hubungan dengan klien(Pemakai dan penerima jasa)

Suatu organisasi didirikan untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Adanya kebutuhan tersebut mendorong lahirnya organisasi sehingga orang-orang mau menjadi kliennya. Melakukan pendekatan dengan orang-orang adalah perhatian utama dari manajemen organisasi nirlaba. Selama organisasi memuaskan kebutuhan klien, hubungan baik dengan mereka mungkin tidak menjadi masalah. Tetapi, organisasi dapat kehilangan hubungan baiknya dengan klien, karena pemenuhan kebutuhan mereka tidak berlanjut atau karena beberapa alasan lain. Sekali suatu organisasi telah dibentuk, ia harus bekerja keras untuk memenuhi tuntutan kebutuhan kliennya, meskipun pada awalnya tampak mereka tidak mau memenuhi kebutuhan tersebut. Pada organisasi nirlaba, mereka tidak segan-segan mengeluarkan biaya demi mempertahankan hubungan baik dengan konsumen mereka, dan telah menemukan berbagai metode kreatif untuk mendapatkan dukungan dari pelanggan potensial. Organisasi dapat belajar dari pengalaman tersebut.

Memantapkan misi organisasi

Semua organisasi membutuhkan kemantapan dan keberlangsungan misi mereka. Ini merupakan fungsi dari sistem manajemen organisasi nirlaba unjuk menjelaskan dan menyampaikannya kepada klien. Penjelasan tersebut harus memuat aspek-aspek penting organisasi, termasuk jasa kepada klien, pencapaian hasil kerja dan produktivitas, penggunaan sumberdaya fisik dan finansial, penggunaan sumberdaya manusia, tanggungjawab kemasyarakatan, pembaharuan-pembaharuan, dan hasil-hasil karya kreatif yang telah dicapai selama ini.

Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, Pengendalian, dan Evaluasi

Ini merupakan sederetan fungsi-fungsi manajemen tradisional yang dibutuhkan oleg organisasi nirlaba untuk menjamin organisasi yang bersangkutan berjalan baik. Fungsi perencanaan mencakup perumusan tujuan jangka pendek dan jangka panjang organisasi, serta mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Fungsi pengorganisasian adalah memadukan orang-orang dan tugas-tugas mereka dalam suatu struktur yang terencana, bukan semata-mata demi tugas itu sendiri, tetapi juga memuaskan kebutuhan orang-orang yang melaksanakannya. Jika organisasi tumbuh dan semakin menjadi besar, kebutuhan akan pengarahan muncul pula. Oleh sebab itu fungsi pengendalian harus diberlakukan juga. Fungsi pengawasan ini perlu untuk menjaga agar organisasi tetap berjalan pada jalurnya dan untuk mengorek kesalahan yang terjadi. Akhirnya, fungsi evaluasi dibutuhkan untuk menentukan tercapai atau tidaknya tujuan organisasi.

Mengintegrasikan Sub-Sistem Sosial dan Tugas-tugas

Sub-sistem sosial suatu organisasi menjamin penyediaan orang-orang yang mau bekerja dan sub-sistem tugas menentukan pekerjaan apa yang harus dilakukan oleh mereka. Kedua sub-sistem ini akan menimbulkan kegawatan jika antara keduanya saling bertentangan. Mesti ada sistem manajemen yang harus menjamin, bahwa kedua sub-sistem ini benar-benar berjalan seiring. Kita semua pasti memiliki pengalaman bekerja di dalam suatu sistem dimana pekerjaan-pekerjaan tersebut dicampur-adukkan dengan motivasi kita untuk melaksanakannya. Atau, kita-pun sudah sering melaksanakan tugas yang terlalu enteng, rutin, monoton dan membosankan; atau tugas-tugas justru terlalu rumit, terputus-putus dan membingungkan. Jika hal ini terjadi, sulit mempertahankan staf yang berkemampuan agar betah bekerja. Contoh-contoh klasik dari dua keadaan ekstrim ini adalah putusnya hubungan baik dengan staf pada suatu sisi dan tidak berdayanya tim pemecah masalah tersebut pada sisi yang lain. Hal-hal di atas merupakan unsur-unsur penting dan mutlak dalam suatu organisasi. Semuanya merupakan suatu ukuran baku yang disebut sebagai Fungsi Manajemen. Tulisan ini disusun atas dasar kaidah-kaidah tersebut.

Sekarang kita telah mengetahui pengertian manajemen secara umum. Mari coba kita lihat bagaimana fungsi-fungsi manajemen tersebut ditampilkan dalam organisasi ini.